Die Excel INDEX Funktion ganz einfach erklärt | Excelhero (2024)

Mit der INDEX-Funktion kannst du einen Wert abhängig von seiner Position in einem von dir definierten Zellbereich auslesen. Man kann sich das ein bisschen so wie bei dem Spiel Schiffe versenken vorstellen. Man gibt Koordinaten an und erhält den Wert, der an dieser Stelle steht zurückgespielt.

Wenn du also in dem vondirausgewählten Bereich A1:E5 suchst, kannst du von Excel mithilfe der INDEX-Funktion ermitteln lassen, welcher Wert beispielsweise in der Zelle Zeile4/Spalte4 oderin der ZelleZeile2/Spalte5 usw. steht.

Als Erstes gibst du deine gewünschten Suchparameter ein – in unserem Beispiel alsobeiZeileden Wert2 undbeiSpalteden Wert5.

Bei Veränderung der Suchparameter fürZeileundSpaltewerden dir die entsprechenden anderen Werte angezeigt.

Wenn du als ParameterentwederfürdieZeile oderfür dieSpalte den Wert 1 eingibst, wird dir natürlichjeweilsdieentsprechendeBeschriftung angezeigt, weil sichjaauch die Zeilen- und Spaltentitel innerhalb des von dir zuvor ausgewählten Bereichs befinden.

In diesem Abschnitt sehen wir uns an, wie wir die INDEX-Funktion in Kombination mit der VERGLEICH-Funktion anwenden können.

Zur Erinnerung: Mithilfe der INDEX-Funktion ermittelst du einen Wert, abhängig von dessen Position innerhalb eines von dir zuvor ausgewählten Bereichs. Das heißt, du hast eine Tabelle oder einen Datenbereich und musst durch Angabe der gewünschten Zeile und Spalte eine bestimmte Positiondefinieren – also quasi eine Koordinate eingeben –, um jenen Wert zu erhalten, der sich in der Zelle im Schnittpunkt dieser beiden Parameter befindet.

In der Praxis ist dieseHerangehensweise oftmals nichtsehrsinnvoll, denn in vielen Fällenweißt dunicht, an welcher Position (Zeile bzw. Spalte oder beides) innerhalb eines Bereichs sich der gesuchte Wert genau befindet. In unserem Beispiel findest du nur drei Zeilen mit Werten und vier Spalten mit Produktkriterien …

… aber wenn du aus einer Tabelle oder einem Datenbereich mit mehreren Dutzend oder sogar HundertenodergarTausendenZeilen bzw. Spalten einen ganz bestimmten Wert heraussuchenmüsstest,würdees natürlich wenigSinnmachenundwäredarüber hinaus viel zu zeitaufwendig, immer wieder sämtliche Spalten- und/oder Zeilenköpfe durchzugehen, bis du die Position des gesuchten Wertsbzw. die Positionen mehrerer gesuchter Wertegefunden hast.

In unserem Beispiel suchen wirnunin der Tabelle jenen Wert, der für das Produkt A in der Spalte mit dem Produktkriterium „grün“ eingetragen ist.

Würde man nur mit der INDEX-Funktion allein arbeiten, müsste man zunächst alle Zeilen und Spalten durchzählen, um zu erfahren, in welcher Zeile sich Produkt A und in welcher Spalte sich das Produktkriterium „grün“ befindet.Dieses Zählen wird mithilfe der VERGLEICH-Funktion umgangen.

Für die Erstellung der Formel gibst du zunächst den Bereich (A1:D4) ein, in dem sich der gesuchte Wert befindet. Im nächsten Schritt müsstest du nun eigentlich die betreffende Zeilennummer bzw. die entsprechende Spaltennummer eingeben. Wir wollen aber nicht mehr die Zeilen und die Spalten durchzählen, sondern die Produktangabe A sowie das Produktkriterium grün verwenden – also Excel selbst vergleichen bzw. abzählen lassen, in welcher Zeile bzw. Spalte sich der jeweilige Suchparameter befindet.

Zu diesem Zweck erweiterst du die Formel durch die VERGLEICH-Funktion. In der jeweiligen Klammer gibst zu zunächst die Zelle mit dem gesuchten Parameter („A“ = B6 | „grün“ = B8) ein, danach wählst du dendazugehörigenSuchbereich aus, also alle Zeilenköpfe (A1:A4) bzw.alleSpaltenköpfe (A1:D1), innerhalb denen Excel die gesuchten Werte vergleichen muss,und gibst am Ende der Klammer den Wert 0 ein, weil ja eine genaue Übereinstimmung gegeben sein muss.

Wie du bei größeren TabellenoderDatenbereichen mithilfe der F9-Taste die genauen Positionsangaben (also die exakte Zeilen- bzw. Spaltennummer der Suchparameter) herausfinden kannst,ohne die Zeilen- bzw. Spaltenköpfe selbst durchforsten zu müssen,erfährst du im obigen Video [3:08–3:30 min].

Die Kombination der INDEX-Funktion mit der VERGLEICH-Funktion ersetztin vielen Fällendie SVERWEIS-Funktion. Mehr dazu ab [3:45–4:16 min].

Die INDIREKT-Funktionvon Excelist keine ganz einfache Funktion unddahermöglicherweisebeim ersten Kontaktnichtsofort verständlich,denn die Bezeichnung „INDIREKT“ kann unter Umständen ein wenig verwirren. Aus diesem Grundwird im obigen Video derName dieser Funktionumbenannt, um das Verständnis für diesebesondereExcel-Funktion zu erleichtern.

Eine andere Erklärung für die INDIREKT-Funktion findestduim Folgenden:

Üblicherweise werden zwischen zwei Zellen(oder zwischen einer Zelle und einem größeren Zellbereich)normale DIREKTE Bezüge hergestellt.

Mit der INDIREKT-Funktion nimmst du ebenfalls Bezug auf einebestimmteZelle, allerdings fungiert hier eine dritte Zelle quasi als Relais-Station. Du kannstdir das Ganze wie eine Fernsehübertragung zwischen zwei Kontinenten über einenTV-Satelliten vorstellen:

Zelle A1 (Wert 1000)istderÜbertragungswagen eines Fernsehsenders undbefindet sichin WashingtonD.C., von wo ausein Reporterüber eineDemonstration vor dem Weißen Hausberichtet.

Zelle C5 ist der Fernsehapparat in einem Wohnzimmer in Europa.

Der graue Bereich A4:C4 stellt den AtlantischenOzean dar, über den aufgrund der Erdkrümmung keine direkte Funkverbindung von A1 nach C5 möglich ist.

Wir brauchen also, wenn wir dieFernsehübertragungvon der Demonstration vor dem Weißen Haus (Zelle A1)auf unserem Fernsehapparat in Europa(Zelle C5)live verfolgen wollen,eine Relais-Station in Gestalt einesTV-Satelliten (Zelle C1), der sichin einer geostationären Umlaufbahnum die Erde befindet undeineständigedirekte Verbindung sowohl zu A1 als auch zu C5 besitzt.

DerTV-Satellit ist auf die Frequenz der Zelle A1 eingestellt, daher schreiben wir in die Zelle C1 den Wert A1.Von der Zelle C5 aus nehmen wir nun auf dem Umweg über die Zelle C1 einen INDIREKTEN Bezug auf die Zelle A1.

Wie im Videobeschrieben, wird hier alsokein direkter Bezug zwischen C5 und A1 hergestellt, sonderneinINDIREKTER„Bezug aus einem Text(feld)“.Als Ergebnis wird uns dann derText/Wert, der in der Zelle A1 steht, ausgeworfen.

Anstattalsoin die Zelle C5 den(direkten)Bezug zur Zelle A1 als(direkte)Formel („=A1“) hineinzuschreiben, holen wir uns diesen Text/Wertauf dem Umweg über eine andere Zelle(in unserem Fall über C1). Der Textbzw. der Wert, den sich die Zelle C1 aus der Zelle A1geholthat, fließtsomitüber die Formel =INDIREKT(C1)von A1 über C1in die Zelle C5 ein.

Nun werdenwirdrei Excel-Funktionen miteinander verbinden:

DieINDEX-Funktiongibt uns einen Wert, abhängig von der Position innerhalb einer Tabelle, zurück.

DieVERGLEICH-Funktionfindet für uns die gesuchte Position (und diese Position packen wir dann in unsere INDEX-Funktion hinein).

Mithilfe derINDIREKT-Funktionkönnen wir den Bereich, in dem wir suchen, verändern. Das heißt, wir sind nicht auf eine einzige Tabellebeschränkt, sondern können die gleiche Formel auch auf andere Tabellen und Bereiche anwenden.

Im Video [ab 1:00 min] haben wir auf der linken Seite zwei Tabellen, aus denen wirdieDaten ziehen möchten. Auf der rechten Seitewurden in den Zellen H3, H4 und H5 bereits Dropdown-Listen mit den Auswahlmöglichkeiten für die Kriterien „Extras“, „Produkt“ und „Farbe“ für die verschiedenenVorgabenvorbereitet. EinebestimmteKombinationdieser Kriterien soll uns dann die entsprechendenDatenauswerfen.

Durch Klicken auf eine der drei ZellenH3, H4 oder H5erscheint rechts ein kleines Kästchen, mit dessen Hilfe sich dasdazugehörigeDropdown-Menü öffnen lässt; auf diese Weise kann mandie jeweils gewünschte Kriterien-Kombinationauswählen.

Im Video [ab 1:48–2:50min] wirdder EinsatzderINDEX-Funktionsowohlalleinals auchin Kombination mit der VERGLEICH-Funktionfür die gesuchte Kriterien-Kombination„Ohne Extras – B – grün“erklärt.Nachstehend findest duzum leichteren Mitverfolgen die beiden Formeln:

Durch die Hinzunahme der INDIREKT-Funktion ermöglicht es uns Excel, nicht nur im Bereich der oberen Tabelle „Ohne Extras“ (A3:D6) zu suchen, sondern unsere Suche auch auf die untere Tabelle „Mit Extras“ (A9:D12) auszuweiten.

Wir vertauschenzu diesem Zweckden bisherfest definiertenSuchbereich (A3:D6) am Beginn der Formel durch die INDIREKT-Funktion und wählen dabei die Zelle I3 aus, die den besagtenSuchbereich (A3:D6) beschreibt:

=INDEX(INDIREKT(I3);VERGLEICH(H4;A3:A6;0);VERGLEICH(H5;A3:D3;0))